Odpowiednio przygotowany plan realizacji projektu powinien zawierać informację o planowanym terminie rozpoczęcia i zakończenia prac, oszacować czas potrzebny na wykonanie poszczególnych zadań. Z jednej strony odpowiednio rozpisany terminarz wyznacza ścieżkę dojścia do wyznaczonego celu, z drugiej – wpływa na efektywność całego zespołu. Jak oszacować czas realizacji projektu?
Komunikacja z zespołem
Pierwszym krokiem podjętym przez menadżera projektu powinno być pozyskanie informacji od osób najbardziej zainteresowanych – pracowników zaangażowanych w działania. Na podstawie dotychczasowych doświadczeń, podobnych zadań, własnej wiedzy i umiejętności, każda osoba będzie mogła oszacować, jakiego czasu potrzebuje na realizację wyznaczonych zadań.
Analiza zrealizowanych projektów
Wielu informacji może dostarczyć analiza raportów z projektów już zrealizowanych przez organizację. Prześledzenie danych pomoże nam ustalić, ile czasu pracownicy potrzebowali na wykonanie poszczególnych zleceń, czy były opóźnienia i z czego one wynikały. Analiza danych historycznych będzie najbardziej efektywna, jeśli podejmujemy się realizacji projektu o podobnej specyfice. Na jej jakość wpływa oczywiście to, w jaki sposób archiwizujemy informacje o zakończonych projektach i jakość danych, które gromadzimy.
Wiedza ekspertów
Projekt, który właśnie realizujesz, może być nowy dla firmy i pracowników. W takim przypadku nie będzie możliwości, by oszacować czas realizacji projektu przy pomocy dwóch wspomnianych technik. W tej sytuacji można odwołać się do wiedzy ekspertów, którzy mogą podpowiedzieć, ile czasu powinna zająć realizacja poszczególnych zadań.
Technika delficka
Ten rodzaj szacowania bazuje na doświadczeniu całego zespołu zaangażowanego w realizację projektu. Wszyscy naradzają się wspólnie, ile czasu trzeba przeznaczyć na wykonanie poszczególnych zadań. Następnie osoby, które przedstawiły skrajne propozycje prosi się o argumentację swoich przekonań przed całym zespołem. Na tym etapie następuje dyskusja, której celem jest ustalenie ostatecznego terminu realizacji projektu. Według ekspertów jest to technika bardzo skuteczna, szczególnie gdy nie możemy zastosować tych poprzednich.
Gdy nie wszystko idzie zgodnie z planem…
Należy pamiętać, iż na czas wykonania danego działania wpływa wiele czynników, które mogą wpłynąć na przesunięcie terminu realizacji projektu. Zawsze należy założyć, iż nasze szacunki mogą się zmienić pod wpływem czynników takich jak: różna efektywność czasu pracy, różne umiejętności członków zespołu projektowego, nieplanowane zdarzenia (np. opóźnienie dostawy towaru), błędy oraz nieporozumienia w zespole czy naturalne odchylenia czasu trwania działania. Nie wszystko można przy szacunkach przewidzieć, ponieważ wymienione zdarzenia losowe i indywidualne nie są jednoznacznie mierzalne. W czasie realizacji poszczególnych zadań mogą pojawić się również nowe koncepcje, które naturalnie wydłużą cały proces. Do szacunkowego czasu realizacji projektu warto więc dodać pewien bufor (najlepiej ok. 10% okresu przyjętego na zrealizowanie projektu), który będzie można wykorzystać, gdy pojawią się komplikacje.
Wsparcie planowania
Przy planowaniu projektów (a także przy ich realizacji) możemy dziś wspierać się nowoczesnymi systemami do zarządzania projektami, tj. FlexiProject. Przy pomocy dostępnych funkcji łatwo rozbijemy poszczególne etapy realizacji projektu na zadania, które można przypisać pracownikom i określić czas ich realizacji. Po zaakceptowaniu planu i rozpoczęciu prac możemy w łatwy sposób nadzorować status poszczególnych zadań. Warto nadmienić, że program umożliwia dodatkowo możliwość ustalenia ewentualnych ryzyk, które mogłyby zakłócić realizację przyjętego planu.
Podsumowując, ustalenie czasu na realizację projektu to jeden z kluczowych etapów pracy. Jego poprawne oszacowanie będzie sprzyjać efektywnej pracy całego zespołu. Dziś można korzystać z profesjonalnych programów do zarządzania projektami, jak np. FlexiProject. Dzięki wielu funkcjom systemy takie wpierają cały zespół na każdym etapie prac.