Prawidłowe niszczenie dokumentów powinno odbywać się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi, szczególnie z RODO, które weszło w życie w maju 2018 roku. Od tego czasu wszyscy przedsiębiorcy, którzy zajmują się przetwarzaniem i gromadzeniem danych osobowych, zobowiązani są do utylizacji przestarzałych dokumentów firmowych, z zachowaniem zasad bezpieczeństwa.
RODO a niszczenie dokumentów
Profesjonalne niszczenie dokumentów papierowych w firmie, a także elektronicznych nośników danych, jest gwarancją prawidłowego utylizowania tych odpadów. Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do tego, aby bezpiecznie niszczyć dokumenty, nie tylko te papierowe, ale również zapisy w formie plastikowej, przenośniki elektroniczne. Należy dołożyć wszelkich starań, aby działanie to było ekonomiczne, a jednocześnie nie powodowało zagrożenia dla fauny i flory. Przedsiębiorstwa, które wytwarzają bardzo dużą ilość odpadów papierowych do utylizacji, mogą skorzystać z nowoczesnych usług, realizowanych przez wyspecjalizowane jednostki. Oferują one utylizację dokumentów firmowych, które stanowią obciążenie dla gromadzącego ją podmiotu w postaci przedsiębiorstwa. Metodą na oszczędzenie czasu i kapitału firmowego, a także zachowania bezpieczeństwa w zakresie gromadzenia i przechowywania danych, jest zgodna z przepisami utylizacji odpadów papierowych w przedsiębiorstwie. Ma ona wiele zalet, do których należy:
- ochrona reputacji firmy poprzez zabezpieczenie danych wrażliwych i poufnych,
- redukcja kosztów – brak potrzeby posiadania pracowników odpowiedzialnych za utylizację odpadów papierowych w firmie,
- zgodność z obowiązującymi przepisami prawnymi, normami branżowymi, a także regulacjami dotyczącymi niszczenia odpadów papierowych w firmie, w tym kart kredytowych, telefonicznych bądź też elektronicznych nośników danych.
Jak poradzić sobie z niszczeniem dokumentów w małej firmie?
Zgodne z obowiązującym prawem niszczenie odpadów papierowych w małej firmie nie musi wiązać się z wynajmowaniem jednostki zajmującej się mobilną utylizacją dokumentów przedsiębiorstwa. Można samodzielnie niszczyć odpady papierowe. Do tego celu idealnie nadają się nowoczesne urządzenia. To niszczarki zgodne z RODO. Sprzęt ten wyróżnia się energooszczędnością, a także bezproblemową obsługą. Jednorazowo można pozbyć się wielu dokumentów zawierających dane poufne, wrażliwe czy też tajne. Drukarka zgodna z RODO tnie dokumenty na niewielkie paski, które uniemożliwiają odzyskanie z nich danych, mogących dostać się w niepowołane ręce. Chodzi tutaj przede wszystkim o oszustów korporacyjnych, a także osoby działające na szkodę firm funkcjonujących na rynku polskim. Niszczarki zgodne z normą DIN 66399 można dopasować do ilości posiadanych odpadów papierowych w firmie, przeznaczonych do utylizacji.
Zgodne z prawem niszczenie dużej ilości odpadów papierowych w przedsiębiorstwach działających na rynku krajowym i międzynarodowym
Korporacje, instytucje, a także bardzo duże przedsiębiorstwa, które działają na skalę krajową lub międzynarodową, generują bardzo duże ilości odpadów papierowych przeznaczonych do utylizacji. Z uwagi na to, dokumenty te wymagają odpowiedniego zagospodarowania. Warto gromadzić je w specjalnie dobranych do tego celu pojemnikach zgodnych z RODO lub też w szafkach zgodnych z RODO. Ich odpowiednia konstrukcja chroni przed wyjęciem odpadów papierowych przedsiębiorstwa, przeznaczonych do utylizacji. Poza tym pojemniki zgodne z RODO są odporne na działanie w większości czynników zewnętrznych, w postaci opadów atmosferycznych, gwałtownej zmiany temperatury powietrza, kwasów, alkoholi czy też innych związków chemicznych. Po zgromadzeniu odpowiedniej ilości odpadów papierowych przedsiębiorstwa przeznaczonych do utylizacji, wystarczy zlecić ich odbiór wyspecjalizowanym jednostkom. Oferują one mobilne niszczenie dokumentów papierowych na zlecenie. W zawartej umowie można wyznaczyć termin i dodatkowe obowiązki. Tego typu rozwiązanie jest ekonomiczne, szczególnie, gdy nie ma możliwości samodzielnego niszczenia odpadów papierowych przedsiębiorstwa.
Zgodne z RODO niszczenie odpadów papierowych w firmie powinno odbywać się w poszanowaniu odgórnie ustalonych procedur. Tylko wówczas można uniknąć poważnych karpi finansowych, związanych z nieprawidłowym zagospodarowaniem dokumentów przedsiębiorstwa, z przeznaczeniem do ich zniszczenia.